Bereich
Xceed Events
Veranstaltungen, die ohne sichtbaren Aufwand funktionieren. Von der ersten Skizze bis zur Abfahrt des letzten Gastes.
LeistungKonzept und AblaufDramaturgie, Zeitplan, Raumfolge und die Übergänge dazwischen.
LeistungGewerke und SteuerungDienstleister auswählen, beauftragen und koordinieren.
LeistungGästeführungEinladung, Sitzordnung, Empfang und Betreuung vor Ort.
LeistungTransfersAn- und Abreise, Shuttles zwischen Orten, Kolonnen.Was wir übernehmen
Konzept und Ablauf
Ein Ablaufplan, mit dem auch Dritte arbeiten können
Dramaturgie, Zeitplan, Raumfolge und die Übergänge dazwischen, so festgehalten, dass jeder Beteiligte weiß, was wann geschieht.
- Dramaturgie
- Zeitplan und Raumfolge
- Übergänge
Am Anfang steht die Frage, was die Veranstaltung leisten soll und für wen. Daraus entsteht eine Dramaturgie: wann die Gäste ankommen, wo sie zuerst stehen, wann gesprochen und wann gegessen wird und wie der Abend in sein Ende übergeht. Die Raumfolge ergibt sich aus diesem Verlauf und nicht umgekehrt.
Besonders sorgfältig planen wir die Übergänge, weil dort die meiste Zeit verloren geht. Der Wechsel vom Empfang zum Essen ist ein typischer Engpass: Die Gäste stehen noch im Gespräch, die Küche ist bereit, der Saal wartet. Wer diesen Moment nicht vorher regelt, verliert dort Minuten, die später fehlen. Den fertigen Ablaufplan bauen wir so auf, dass auch Haus, Technik und Service damit arbeiten können, ohne nachzufragen.
- Zeitplan mit Reserven an den Übergängen
- Raumfolge und Wegeführung für die Gäste
- Regieplan für den Tag der Veranstaltung
- Ausweichlösungen für den Fall, dass sich der Zeitplan verschiebt
Gewerke und Steuerung
Eine Stelle, die am Tag der Veranstaltung entscheidet
Auswahl, Beauftragung und Koordination der beteiligten Dienstleister, damit alle Gewerke nach einem gemeinsamen Plan arbeiten.
- Auswahl
- Beauftragung
- Koordination
Eine Veranstaltung hat viele Beteiligte und am Tag selbst wenig Zeit für Rückfragen. Wir wählen die Dienstleister aus, die zum Anlass passen, beauftragen sie und stimmen ihre Leistungen aufeinander ab. Jedes Gewerk kennt seinen Anteil am Ablauf und weiß, an wen es sich wendet, wenn sich etwas ändert.
Am Tag der Veranstaltung gibt es eine Stelle, die entscheidet. Verschiebt sich eine Ankunft oder dauert ein Programmpunkt länger, wird nicht verhandelt, sondern umgeplant, und alle Beteiligten erfahren es zur selben Zeit. Partner setzen wir nur dort ein, wo wir für denselben Standard geradestehen können. Ihr Ansprechpartner bleiben in jedem Fall wir.
Gästeführung
Wer ankommt, wird erwartet
Einladung, Zu- und Absagen, Sitzordnung, Empfang und Betreuung vor Ort, geführt aus einer Hand und mit einem gemeinsamen Stand der Gästeliste.
- Einladung und Rückmeldungen
- Sitzordnung
- Empfang vor Ort
Gästeführung beginnt mit der Einladung und endet nicht am Eingang. Wir führen die Zu- und Absagen, halten die Gästeliste aktuell und wissen, wer in Begleitung kommt, wer früher aufbrechen muss und wer abgeholt wird. Daraus entstehen Sitzordnung und Empfang und aus beidem wiederum die Planung der Transfers.
Bei Anlässen mit Gästen aus Diplomatie, Politik oder Wirtschaft haben Rangfolge, Anrede und Sitzordnung ein eigenes Gewicht. Diesen Rahmen verantwortet in unserer Gruppe der Director of Protocol. Wir korrespondieren in Deutsch, Englisch und Arabisch, sodass auch internationale Gäste vor und während der Veranstaltung in ihrer Sprache angesprochen werden können.
Transfers
Die Abfahrt gehört zur Veranstaltung
An- und Abreise der Gäste, Shuttles zwischen Orten und Kolonnen für Delegationen, aus dem eigenen Fuhrpark und aus geprüftem Partnerbestand.
- Ankunftsfenster
- Shuttle zwischen Orten
- Kolonne
Ankünfte sind der erste Engpass jeder Veranstaltung. Kommen alle Gäste zur selben Zeit, staut es sich an der Vorfahrt, an der Garderobe und am Empfang. Wir verteilen die Ankünfte auf abgestimmte Fenster und wissen, wer in welchem Fahrzeug sitzt. Der Chauffeur kennt die Vorfahrt und die Seite des Gebäudes, an der ausgestiegen wird.
Ebenso wichtig ist das Ende. Der letzte Eindruck eines Abends entsteht oft beim Warten auf die Rückfahrt. Deshalb planen wir die Abfahrt als Teil der Veranstaltung, mit Fahrzeugen, die bereitstehen, wenn die Gäste aufbrechen. Der eigene Fuhrpark umfasst eine Mercedes-Benz S-Klasse und zwei V-Klassen, für größere Gruppen ergänzen wir ihn um geprüfte Partnerfahrzeuge desselben Standards.
- Flughafentransfers mit Flugverfolgung und Namensschild
- Shuttleverkehr zwischen Hotel, Veranstaltungsort und Rahmenprogramm
- Kolonnen mit fester Reihenfolge und gemeinsamer Ankunft
- Stundencharter für Gäste, deren Abend kein festes Ende hat
Anlässe
Wofür wir Veranstaltungen planen
Die Grundsätze sind bei jedem Anlass dieselben, die Schwerpunkte verschieben sich. Einige Beispiele, worauf es jeweils ankommt.
Firmenveranstaltungen und Empfänge
Hier zählt, dass Gastgeber Zeit für ihre Gäste haben. Ein Empfang, bei dem die Geschäftsführung Fragen zur Garderobe beantwortet, hat sein Ziel verfehlt. Wir übernehmen die Abläufe im Hintergrund, damit der Vordergrund frei bleibt.
Kongress- und Messetage
Messen erzeugen Verkehrsspitzen, vor allem zu Beginn und am Ende eines Messetags. Unser Sitz in Aschheim liegt rund zweieinhalb Kilometer von der Messe München entfernt, das Internationale Congress Center erreichen wir in etwa zwanzig Minuten. Für Messetage planen wir bewusst Puffer ein und legen Shuttles so, dass sie den Spitzen ausweichen, wo es möglich ist.
Galas und Abendveranstaltungen
Abende, die spät enden, brauchen eine Rückfahrt, über die niemand nachdenken muss. Wir planen die Abfahrt, bevor der Abend beginnt, und halten Fahrzeuge bereit, statt sie erst zu rufen.
Private Feiern
Bei Geburtstagen, Jubiläen und Familienfesten kommen Gäste oft von weit her, kennen den Ort nicht und reisen zu unterschiedlichen Zeiten an. Gästeführung und Transfers tragen hier den größten Teil der Organisation.
Delegationsprogramme
Programme mit Terminen an verschiedenen Orten verbinden Veranstaltung und Protokoll. Reihenfolge, Vorfahrt und die Abstimmung mit den beteiligten Stellen planen wir vorab. Personenschutz erbringen wir nicht selbst, wir stimmen uns mit den von Ihnen benannten Sicherheitsverantwortlichen ab.
Ablauf
Von der Skizze bis zum letzten Gast
Fünf Schritte und eine Stelle, die den Ablauf führt.
- 01
Erstes Gespräch
Sie nennen Anlass, Datum, ungefähre Gästezahl und den Ort, falls er schon feststeht. Wir klären, was die Veranstaltung leisten soll.
- 02
Konzept und Ablaufplan
Wir entwerfen Dramaturgie, Zeitplan und Raumfolge und stimmen den Ablaufplan mit Ihnen ab.
- 03
Gewerke und Gäste
Wir beauftragen die beteiligten Dienstleister, führen die Gästeliste und planen daraus die Transfers.
- 04
Der Tag selbst
Eine Stelle steuert den Ablauf, entscheidet bei Änderungen und informiert alle Beteiligten zur selben Zeit.
- 05
Abfahrt und Abrechnung
Die Veranstaltung endet mit der Abfahrt des letzten Gastes. Danach erhalten Sie die Abrechnung.
Anspruch
Eine gelungene Veranstaltung erkennt man daran, dass niemand über die Organisation spricht.
Häufige Fragen
Fragen zur Veranstaltungsplanung
Was brauchen Sie für eine erste Anfrage?
Anlass, Datum, ungefähre Gästezahl und den Ort, falls er schon feststeht. Alles Weitere klären wir im Gespräch.
Kann ich nur die Transfers für eine Veranstaltung buchen?
Ja. Transfers und Shuttleverkehr zu Messen und Firmenveranstaltungen buchen Sie über Xceed Chauffeur, auch wenn jemand anderes die Veranstaltung plant. Welche weiteren Leistungen Sie einzeln benötigen, klären wir im Gespräch.
Wie viele Gäste können Sie befördern?
Unser eigener Fuhrpark umfasst eine S-Klasse für bis zu drei Fahrgäste und zwei V-Klassen für jeweils bis zu sieben Fahrgäste. Für größere Gruppen ergänzen wir ihn um geprüfte Partnerfahrzeuge desselben Standards. Ab dem zweiten Fahrzeug berechnen wir einen Zuschlag für Disposition, Vorausfahrt und einheitliche Ankunft.
Planen Sie auch Veranstaltungen rund um die Messe München?
Ja. Unser Sitz in Aschheim liegt rund zweieinhalb Kilometer von der Messe München entfernt, das Internationale Congress Center liegt etwa zwanzig Minuten entfernt. Für Messetage planen wir bewusst Puffer ein.
Was passiert, wenn sich am Tag der Veranstaltung etwas ändert?
Eine Stelle entscheidet und informiert alle Beteiligten zur selben Zeit. Wenn etwas schiefgeht, sagen wir es zuerst und erklären es danach.
Begleiten Sie auch Delegationen und Anlässe mit protokollarischem Anspruch?
Ja. Rangfolge, Sitzordnung, Vorfahrt und die Abstimmung mit den beteiligten Stellen planen wir vorab, idealerweise mit einigen Tagen Vorlauf. Personenschutz erbringen wir nicht selbst.
In welchen Sprachen betreuen Sie Gäste?
Wir korrespondieren und fahren in Deutsch, Englisch und Arabisch.
Können Sie Referenzen nennen?
Wir nennen keine Namen, keine Ziele und keine Zeiten, auch nicht als Referenz. Über unsere Arbeitsweise sprechen wir gern ausführlich im ersten Gespräch.
Veranstaltung besprechen
Nennen Sie uns Anlass, Datum, ungefähre Gästezahl und den Ort, falls er schon feststeht. Alles Weitere klären wir im Gespräch. Telefonisch erreichen Sie uns unter +49 151 70523280.