Mehrere Fahrzeuge, eine Ankunft: was bei Kolonnenfahrten vorher geklärt wird

Sobald mehr als ein Fahrzeug zu einem Anlass fährt, wird aus einer Fahrt eine Disposition. Reihenfolge, Vorfahrt, Sitzverteilung und der Zeitpunkt der Ankunft sind dann keine Details mehr, sondern die eigentliche Arbeit. Dieser Beitrag ordnet, was vor einer Kolonnenfahrt geklärt sein muss und welche Angaben wir dafür von Ihnen brauchen.

Zwei Gründe für mehrere Fahrzeuge

Der erste Grund ist einfach: Es fahren mehr Personen mit, als in einen Wagen passen, oder es kommt mehr Gepäck mit, als ein Fahrzeug aufnimmt. Hier geht es um Kapazität, und die Planung besteht im Wesentlichen aus einer sauberen Verteilung von Personen und Gepäck auf die verfügbaren Plätze.

Der zweite Grund ist anspruchsvoller. Eine Delegation, ein Vorstand oder eine Familie soll gemeinsam ankommen, in einer bestimmten Reihenfolge, an einer bestimmten Seite des Gebäudes, zu einem bestimmten Zeitpunkt. Hier ist das zweite Fahrzeug keine Kapazitätsfrage, sondern eine Frage der Form. Beide Fälle werden bei uns als Kolonne gefahren, aber sie verlangen unterschiedliche Vorarbeit.

Wer diesen Unterschied vorab benennt, bekommt die passende Planung. Eine Gruppe, die nur zusammen ankommen möchte, braucht keine protokollarische Reihenfolge. Eine Delegation, in der die Reihenfolge Bedeutung hat, braucht sie zwingend.

Die Reihenfolge ist eine Entscheidung

In einer Kolonne fährt kein Fahrzeug zufällig vorn. Bei Anlässen mit Gästen aus Diplomatie, Politik oder Wirtschaft haben Rangfolge und Anrede ein eigenes Gewicht, und die Reihenfolge der Fahrzeuge ist Teil dieser Ordnung. Wir erfassen deshalb vorab Funktion und Anrede der Fahrgäste, den Entsendestaat und Ihre Anforderungen an Vorfahrt, Flaggenführung und Begrüßung. Verantwortlich für diesen Rahmen ist in unserer Gruppe der Director of Protocol.

Daraus entsteht eine feste Reihenfolge, die jeder Chauffeur vor der Abfahrt kennt. Begleitfahrzeuge und Flaggenhalter stellen wir nach Absprache. Fahrten mit protokollarischem Anspruch buchen Sie idealerweise mit einigen Tagen Vorlauf, damit die Abstimmung mit Behörden und Veranstaltern möglich ist. Personenschutz erbringen wir nicht selbst, sondern richten Route, Vorfahrt und Timing nach den Vorgaben der von Ihnen benannten Sicherheitsverantwortlichen aus.

Wer in welchem Fahrzeug sitzt

Die Sitzverteilung ist der Punkt, an dem Kolonnenfahrten am häufigsten scheitern. Steht nicht fest, wer in welchem Wagen mitfährt, entsteht die Verteilung am Bordstein, und damit beginnt der Anlass mit einer Abstimmung zwischen Gästen, die eigentlich empfangen werden sollten. Wir fragen deshalb vorab die Namen der Fahrgäste je Fahrzeug ab. Nur dann weiß der Chauffeur, wen er anspricht, und nur dann trägt das Namensschild den richtigen Text.

Bei Veranstaltungen führen wir die Gästeliste ohnehin: Wir wissen, wer in Begleitung kommt, wer früher aufbrechen muss und wer abgeholt wird. Aus diesen Angaben entstehen Sitzordnung und Transferplanung in einem Schritt. Planen Sie die Veranstaltung selbst, genügt uns eine Liste je Fahrzeug mit Namen, Abholort und Abholzeit.

Vorfahrt und Anfahrtsseite

Ein Gebäude hat selten nur eine Zufahrt, und die Zufahrt, die auf der Einladung steht, ist nicht immer die, an der mehrere Fahrzeuge halten können. Poller, Einbahnstraßen, Ladezonen und Taxistände entscheiden darüber, ob die Fondtür am Eingang aufgeht oder zwanzig Meter davor. Wir stimmen Vorfahrt und Anfahrtsseite deshalb vor dem Anlass mit dem Veranstalter oder dem Haus ab.

Bei mehreren Fahrzeugen kommt hinzu, dass sie hintereinander halten müssen, ohne den Verkehr zu blockieren und ohne dass Gäste zwischen stehenden Wagen hindurchlaufen. Ist der Platz begrenzt, fährt die Kolonne gestaffelt vor: Das erste Fahrzeug setzt ab, die folgenden warten in Sichtweite und rücken nach. Für die Gäste bleibt der Eindruck einer gemeinsamen Ankunft, ohne dass sich der Ablauf an der Vorfahrt staut.

Hinzu kommt die Frage, wo die Fahrzeuge zwischen Ankunft und Abfahrt stehen. Bei kurzen Anlässen bleiben sie in Sichtweite, bei langen Abenden fahren sie ab und kehren zu einer vereinbarten Zeit zurück. Beides wird vorher festgelegt, weil ein suchendes Fahrzeug am Ende eines Abends genau den Eindruck hinterlässt, den eine geordnete Ankunft vermeiden sollte.

Ankunft planen, Abfahrt nicht vergessen

Ankünfte sind der erste Engpass jeder Veranstaltung. Kommen alle Gäste zur selben Zeit, staut es sich an der Vorfahrt, an der Garderobe und am Empfang. Bei größeren Anlässen verteilen wir die Ankünfte deshalb auf abgestimmte Fenster und wissen zu jedem Fenster, wer in welchem Fahrzeug sitzt. Die Kolonne bleibt dabei als Einheit erkennbar, weil alle Fahrzeuge außen schwarz sind.

Der letzte Eindruck eines Abends entsteht dagegen beim Warten auf die Rückfahrt. Deshalb planen wir die Abfahrt als Teil des Anlasses, mit Fahrzeugen, die bereitstehen, wenn die Gäste aufbrechen, und nicht erst gerufen werden. Bei Anlässen ohne festes Ende ist der Stundencharter die passende Form: Chauffeur und Fahrzeug bleiben für die gebuchte Dauer zugeteilt, alle Stopps sind eingeschlossen.

Wenn sich am Tag selbst etwas verschiebt

Kein Ablauf hält sich vollständig an den Plan. Verschiebt sich eine Ankunft oder dauert ein Programmpunkt länger, wird bei uns nicht verhandelt, sondern umgeplant. Am Tag der Veranstaltung gibt es eine Stelle, die entscheidet, und alle Beteiligten erfahren die Änderung zur selben Zeit. Für eine Kolonne heißt das konkret: Die Reihenfolge bleibt, die Zeiten werden nachgezogen, und jeder Chauffeur erhält die neue Vorgabe über dieselbe Quelle.

Deshalb gehört zu jeder Kolonnenplanung eine Ausweichlösung. Fällt eine Zufahrt aus, steht die zweite fest. Kommt ein Gast später, ist entschieden, ob die Kolonne wartet oder ob dieser Gast separat nachgeführt wird. Diese Festlegungen treffen wir vorher mit Ihnen, weil sie am Tag selbst niemand mehr in Ruhe treffen kann.

Eine gemeinsame Ankunft ist kein Ergebnis des Fahrens, sondern einer Entscheidung, die vorher getroffen wurde.

Was wir für eine Kolonne brauchen

Für eine belastbare Planung genügen in der Regel sechs Angaben:

1. Zahl der Personen und der Gepäckstücke, einschließlich Sperrgepäck wie Golfbags, Kinderwagen oder Gehhilfen.
2. Die Namen der Fahrgäste je Fahrzeug sowie Abholort und Abholzeit.
3. Ob die Reihenfolge der Fahrzeuge Bedeutung hat, und wenn ja, nach welcher Ordnung.
4. Ziel, Vorfahrt und, falls bekannt, der Ansprechpartner am Haus oder beim Veranstalter.
5. Der Zeitpunkt, zu dem die Gäste ankommen sollen, nicht nur der Beginn des Programms.
6. Ob und wann eine Rückfahrt benötigt wird oder ob der Chauffeur vor Ort bleibt.

Kapazität, Preis und Grenzen

Unser eigener Fuhrpark umfasst eine Mercedes-Benz S 450 d 4MATIC Lang für bis zu drei Fahrgäste und zwei Mercedes-Benz V 300 d extralang für jeweils bis zu sieben Fahrgäste, sechs Koffer und vier XL-Gepäckstücke. Alle Fahrzeuge sind auf die Xceed Concierge Services GmbH zugelassen, erfüllen die Emissionsklasse Euro 6 und werden vor jedem Einsatz gereinigt und geprüft. Für größere Gruppen ergänzen wir den Bestand um geprüfte Partnerfahrzeuge desselben Standards.

Disposition, Vorausfahrt und eine einheitliche Ankunft sind im Fahrpreis enthalten. Ab dem zweiten Fahrzeug berechnen wir einen Kolonnenzuschlag. In der Buchungsstrecke sehen Sie den Preis je Fahrzeug zu Ihrer Strecke sofort und können mehrere Einheiten kombinieren. Die Stornierung ist bis 24 Stunden vor Fahrtbeginn kostenfrei, bei Sonderleistungen mit Vorlaufkosten gelten abweichende Fristen, auf die wir vor der Buchung hinweisen.

Fazit

Eine Kolonne ist weniger eine Frage der Fahrzeuge als der Vorarbeit. Wer vorher festlegt, wer wo sitzt, in welcher Reihenfolge gefahren wird und an welcher Seite des Gebäudes gehalten wird, erhält eine Ankunft, über die niemand spricht. Genau das ist das Ziel.

Wie wir Veranstaltungen von den Übergängen her planen, steht auf der Seite Xceed Events. Transfers, Shuttles und Kolonnen für Ihre Gäste beschreibt Xceed Chauffeur. Welche Fahrzeuge wir dafür einsetzen, zeigt die Seite Der Fuhrpark.

Häufige Fragen

Fragen zum Thema

Ab wann sprechen Sie von einer Kolonne?

Sobald zwei oder mehr Fahrzeuge zu einem Anlass abgestimmt fahren, mit fester Reihenfolge und gemeinsamer Ankunft.

Wie viele Gäste können Sie mit eigenen Fahrzeugen befördern?

Die S-Klasse nimmt bis zu drei Fahrgäste auf, jede V-Klasse bis zu sieben. Für größere Gruppen ergänzen wir geprüfte Partnerfahrzeuge desselben Standards.

Was kostet das zweite Fahrzeug zusätzlich?

Disposition, Vorausfahrt und einheitliche Ankunft sind im Fahrpreis enthalten. Ab dem zweiten Fahrzeug kommt ein Kolonnenzuschlag hinzu. Den Preis je Fahrzeug sehen Sie in der Buchungsstrecke.

Welche Angaben brauchen Sie von mir?

Personen und Gepäck, die Namen der Fahrgäste je Fahrzeug, Abholort und Abholzeit, das Ziel mit Vorfahrt sowie die gewünschte Ankunftszeit.

Übernehmen Sie Begleitfahrzeuge und Flaggenhalter?

Nach Absprache ja. Personenschutz erbringen wir nicht selbst, wir stimmen uns mit Ihren Sicherheitsverantwortlichen ab.

Bis wann kann ich eine Kolonnenfahrt stornieren?

Kostenfrei bis 24 Stunden vor Fahrtbeginn. Bei Sonderleistungen mit Vorlaufkosten gelten abweichende Fristen.