Woran sich ein Chauffeurdienst prüfen lässt: Genehmigung, Nachweise, Verantwortung

Wer einen Chauffeurdienst beauftragt, vertraut einem fremden Haus seine Gäste, seine Termine und oft auch vertrauliche Gespräche an. Vor der ersten Fahrt lässt sich wenig davon ausprobieren, prüfen lässt sich dagegen eine Menge. Dieser Beitrag beschreibt, welche Unterlagen und Auskünfte dafür geeignet sind und welche Fragen eine Anfrage klären sollte.

Warum die Prüfung vor die erste Fahrt gehört

Eine Fahrt ist eine Dienstleistung, die sich vorher nicht ansehen lässt. Wer bucht, entscheidet auf der Grundlage von Zusagen: pünktlich, diskret, gepflegt, verlässlich. Für eine private Fahrt mag das ausreichen. Für eine Assistenz, die Gäste des Vorstands abholen lässt, für eine Klinik, die Patienten nach Hause bringen lässt, oder für eine öffentliche Stelle, die Delegationen bewegt, ist es eine Entscheidung mit Verantwortung gegenüber Dritten.

Genau deshalb lohnt die Mühe vorab. Vieles, was ein Haus über sich sagt, ist nicht nachprüfbar. Einiges aber schon, und zwar bevor der erste Wagen vorfährt. Die Genehmigung, die Zulassung der Fahrzeuge, das Arbeitsverhältnis der Fahrer, die vereinbarten Konditionen und die Frage, wer von außen in die Abläufe gesehen hat: Das sind die Punkte, an denen eine Prüfung ansetzen kann. Wer sie stellt, erkennt an den Antworten mehr über ein Haus als an jeder Selbstbeschreibung.

Die Genehmigung ist der erste Nachweis

Die entgeltliche Beförderung von Personen mit Kraftfahrzeugen ist in Deutschland genehmigungspflichtig. Für Chauffeur- und Limousinenbetriebe ist die maßgebliche Form der Verkehr mit Mietwagen nach § 49 Absatz 4 des Personenbeförderungsgesetzes. Erteilt wird die Genehmigung von der örtlich zuständigen Behörde, in unserem Fall vom Landratsamt München. Sie ist an Voraussetzungen gebunden, die die Behörde prüft, und sie ist einem Auftraggeber gegenüber benennbar.

Diese Angabe ist kein Formalismus, sondern die Eintrittskarte in das Gespräch. Ein Haus, das die Rechtsform seiner Beförderung und seine Genehmigungsbehörde nennen kann, arbeitet in einem geregelten Rahmen. Ein Haus, das darauf ausweichend antwortet, sollte für eine Rahmenvereinbarung nicht in Betracht kommen. Wir nennen diese Angaben auf unserer Website und auf Anfrage im Einzelnen, weil sie zur Beauftragung gehören.

Wer fährt, und wem gehört das Fahrzeug

Die zweite Frage ist die nach der tatsächlichen Erbringung. Zwischen dem Haus, das die Buchung annimmt, und dem Fahrzeug, das vorfährt, können mehrere Stufen liegen. Wird die Fahrt vermittelt oder selbst gefahren. Gehört das Fahrzeug dem Haus oder einem Subunternehmer. Ist der Fahrer angestellt oder für den Einzelauftrag beauftragt. Jede dieser Stufen verlängert den Weg zwischen Ihrer Zusage und dem, was am Bordstein ankommt.

Bei uns ist der Weg kurz. Unser Fuhrpark besteht aus einer Mercedes-Benz S 450 d 4MATIC Lang und zwei Mercedes-Benz V 300 d extralang, alle außen schwarz und alle auf die Xceed Concierge Services GmbH zugelassen. Die Fahrzeuge stehen in Aschheim bei München und werden vor jedem Einsatz innen und außen gereinigt und geprüft. Gefahren werden sie von unseren eigenen, deutschsprachigen Chauffeuren, die auf Deutsch, Englisch oder Arabisch begrüßen. Für größere Gruppen ergänzen wir den eigenen Bestand um geprüfte Partnerfahrzeuge desselben Standards, und wir sagen das vorher.

Der praktische Unterschied zeigt sich an Tagen, an denen etwas nicht nach Plan läuft. Wenn ein Flug früher landet oder ein Termin kippt, ist die Frage nicht, ob jemand erreichbar ist, sondern ob die erreichbare Stelle auch entscheiden kann. Bei eigenen Fahrzeugen und eigenem Personal fällt diese Entscheidung im Haus.

Nachweise zur Person des Chauffeurs

Ein Chauffeur hört Gespräche, sieht Unterlagen und kennt Adressen und Gewohnheiten. Vertraulichkeit ist deshalb keine Haltungsfrage, sondern ein Teil der Leistung, der sich belegen lässt. Unsere Chauffeure sind auf Vertraulichkeit verpflichtet. Auf Wunsch legen wir Führungszeugnisse vor und unterzeichnen vor dem Einsatz eine Vertraulichkeitsvereinbarung, auch für einen einzelnen Termin.

Für Auftraggeber mit eigenen Vorgaben ist der richtige Zeitpunkt für diese Abstimmung die Anfrage und nicht der Vorabend. Wenn Ihr Haus eine eigene Vertraulichkeitsvereinbarung verwendet, legen Sie sie uns vor. Wenn Sie Nachweise bis zu einem festen Datum benötigen, nennen Sie das Datum. Beides lässt sich einrichten, wenn es früh genug bekannt ist.

Konditionen, die vor die Buchung gehören

Die meisten Unstimmigkeiten nach einer Fahrt entstehen nicht aus der Fahrt, sondern aus einer offenen Kondition. Wartezeit, Stornierung und Abrechnung sind in wenigen Sätzen geklärt, wenn man sie vorher ausspricht. Fünf Punkte lohnen die Frage in jeder Anfrage:

1. Wartezeit am Flughafen. Bei uns sind ab der tatsächlichen Landung bis zu 60 Minuten kostenfrei, weil wir den Flug anhand der Flugnummer verfolgen und die Abholzeit anpassen.
2. Wartezeit bei einer reinen Hinfahrt. Hier sind 15 Minuten kostenfrei. Wer länger braucht, wählt in der Buchung die Option, dass der Chauffeur wartet.
3. Stornierung. Kostenfrei bis 24 Stunden vor Fahrtbeginn. Bei Sonderleistungen mit Vorlaufkosten gelten abweichende Fristen, auf die wir vor der Buchung hinweisen.
4. Form der Buchung. Einzelfahrt oder Stundencharter. Beim Stundencharter bleiben Chauffeur und Fahrzeug für die gebuchte Dauer zugeteilt, alle Stopps sind eingeschlossen, Tagestouren beginnen ab drei Stunden.
5. Mehrere Fahrzeuge. Ab dem zweiten Fahrzeug berechnen wir einen Kolonnenzuschlag. Disposition und einheitliche Ankunft sind im Fahrpreis enthalten.

Abrechnung und Kostenstelle

Für Unternehmen und Einrichtungen entscheidet oft die Abrechnung darüber, ob eine Zusammenarbeit im Alltag trägt. Wir rechnen auf Rechnung mit 14 Tagen Ziel ab oder per Karte im Fahrzeug. Kostenstelle oder Projektreferenz übernehmen wir auf die Rechnung, damit die Zuordnung in Ihrer Buchhaltung ohne Rückfrage möglich ist. Für wiederkehrenden Bedarf vereinbaren wir Rahmenkonditionen. Verbindlich sind jeweils die Angaben in Ihrer Buchungsbestätigung und unsere Geschäftsbedingungen.

Was wir nicht leisten

Zu einer prüfbaren Darstellung gehört die Grenze der eigenen Leistung. Personenschutz und Sicherheitsdienstleistungen im engeren Sinn erbringen wir nicht selbst. Wir stimmen unsere Fahrten mit den von Ihnen benannten Sicherheitsverantwortlichen ab und richten Route, Vorfahrt und Timing nach deren Vorgaben aus. Unsere Chauffeure sind ortskundig, aber keine zertifizierten Gästeführer. Wünschen Sie eine fachliche Führung, vermitteln wir eine lizenzierte Begleitung, die mitfährt.

Bei Fahrten zu Behandlung, Klinik oder Entlassung gilt dieselbe Klarheit. Wir bieten sitzende Beförderung und sind kein Krankentransport und kein Rettungsdienst. Wir leisten keine medizinische Beratung und übernehmen keine pflegerischen Aufgaben. Soll ein Kostenträger die Fahrt erstatten, setzt das eine Verordnung und deren Zusage voraus. Diese Klärung erfolgt zwischen Ihnen und dem Kostenträger, bevor die Fahrt gebucht wird.

Eine klar benannte Grenze ist für einen Auftraggeber wertvoller als eine weite Leistungsbeschreibung. Sie zeigt, wo die eigene Organisation ansetzen muss, und sie verhindert, dass im Ernstfall jemand auf eine Leistung wartet, die niemand zugesagt hat.

Der Blick von außen

Alles Bisherige sind Angaben, die wir über uns selbst machen, auch wenn sie belegbar sind. Den Schritt darüber hinaus kann nur eine fremde Stelle gehen. Xceed hat das Audit der Bundesverbraucherhilfe bestanden und ist in deren Vertrauensregister aufgenommen. Geprüft wird dabei das Unternehmen und nicht eine einzelne Leistung. Einzelheiten zum Prüfumfang und zum Verfahren erteilt die Bundesverbraucherhilfe selbst, weil wir mit einer eigenen Wiedergabe für eine fremde Stelle sprechen würden.

Auch hier gehört die Einordnung dazu. Eine Listung ersetzt die behördliche Genehmigung nicht und sie ist keine Garantie dafür, dass jede einzelne Fahrt fehlerfrei verläuft. Sie ist auch kein Dauerzustand, sondern hängt daran, dass das Geprüfte weiterhin stimmt. Wir nennen zudem offen, dass Ricardo Dietl, Director of Protocol der Xceed Unternehmensgruppe, Präsident der Bundesverbraucherhilfe e. V. ist und an dem Audit der Xceed nicht mitgewirkt hat. Wer eine externe Prüfung als Beleg anführt, muss seine Beziehung zur prüfenden Stelle offenlegen.

Prüfbar ist nicht, wie gut ein Haus über sich spricht, sondern ob es auf die unbequemen Fragen eine Antwort hat, die sich belegen lässt.

Fazit

Ein Chauffeurdienst lässt sich vor der ersten Fahrt weiter prüfen, als die meisten annehmen. Genehmigung und Genehmigungsbehörde, Zulassung der Fahrzeuge, Anstellung der Chauffeure, Nachweise zur Person, die Konditionen zu Wartezeit, Stornierung und Abrechnung sowie die Grenzen der Leistung ergeben zusammen ein belastbares Bild. Wer diese Fragen stellt, bekommt es, und wer sie nicht stellt, bleibt bei Zusagen.

Welche Fahrten wir übernehmen und wie eine Fahrt abläuft, beschreibt die Seite Xceed Chauffeur. Was die externe Prüfung aussagt und wo ihre Grenzen liegen, erläutert Vertrauensregister der Bundesverbraucherhilfe. Für Nachweise, Rahmenkonditionen und Fragen zur Beauftragung erreichen Sie uns über den Kontaktweg, Ihre nächste Fahrt buchen Sie in der Buchungsstrecke.

Häufige Fragen

Fragen zum Thema

Auf welcher Grundlage befördert Xceed Personen?

Im Verkehr mit Mietwagen nach § 49 Absatz 4 des Personenbeförderungsgesetzes. Zuständige Genehmigungsbehörde ist das Landratsamt München.

Fahren eigene Chauffeure oder Subunternehmer?

Unsere Fahrzeuge werden ausschließlich von unseren eigenen, deutschsprachigen Chauffeuren gefahren. Für größere Gruppen ergänzen wir den eigenen Bestand um geprüfte Partnerfahrzeuge desselben Standards und weisen darauf vorher hin.

Gehören die Fahrzeuge dem Unternehmen?

Ja. Eine Mercedes-Benz S 450 d 4MATIC Lang und zwei Mercedes-Benz V 300 d extralang sind auf die Xceed Concierge Services GmbH zugelassen und stehen in Aschheim bei München.

Erhalten wir Führungszeugnisse und eine Vertraulichkeitsvereinbarung?

Auf Wunsch legen wir Führungszeugnisse vor und unterzeichnen vor dem Einsatz eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Nennen Sie uns den Bedarf bitte bereits mit der Anfrage.

Bietet Xceed Personenschutz an?

Nein. Sicherheitsdienstleistungen im engeren Sinn erbringen wir nicht selbst. Wir stimmen unsere Fahrten mit den von Ihnen benannten Sicherheitsverantwortlichen ab.

Übernimmt ein Kostenträger die Kosten einer Fahrt zur Behandlung?

Wir bieten sitzende Beförderung und sind kein Krankentransport und kein Rettungsdienst. Eine Erstattung setzt eine Verordnung und die Zusage des Kostenträgers voraus, geklärt vor der Buchung.